Contract Back Office specialist

IGPDecaux è leader in Italia per la comunicazione esterna. Trasporti di Superficie, Aeroporti, Metropolitane, Arredo Urbano sono i media a cui applichiamo le nostre soluzioni di comunicazione Out of Home e Digital Out of Home. Il Gruppo JCDecaux, di cui IGPDecaux fa parte, ha inventato il concetto di Arredo Urbano Pubblicitario basato sui principi dell’economia funzionale e dell’eco design per dare ai cittadini e alle società di trasporti servizi utili e sostenibili, senza impattare sulle finanze locali o sui contribuenti. 

La nostra missione è realizzare comunicazioni sempre più personalizzate sulle esigenze dei clienti, utili ai cittadini, dal design piacevole e al contempo attente all’ambiente. Siamo dedicati a migliorare continuamente i nostri servizi per soddisfare le esigenze di clienti, partner e cittadini, contribuendo al benessere sociale ed economico delle comunità. 

IGPDecaux è attualmente alla ricerca di una figura da inserire all’interno del dipartimento Contracts & Development, con un ruolo di Contract Back Office Specialist. 

La risorsa si occuperà di: 

• Garantire la corretta gestione di tutti gli adempimenti previsti dai contratti di pertinenza attraverso un’attiva collaborazione e supporto ai Responsabili di contratto;
• Gestire e aggiornare lo scadenziario degli adempimenti contrattuali, con particolare attenzione alle scadenze inerenti al pagamento dei canoni per la pubblicità e dovuti alle concedenti.
• Verificare periodicamente la consistenza del patrimonio (impianti/spazi pubblicitari) relativa allo specifico contratto ed aggiornare le dichiarazioni effettuate agli enti competenti.
• Predisporre e gestire la documentazione necessaria per la presentazione delle istanze/rinnovi delle autorizzazioni relative agli impianti pubblicitari, ivi compresa la tenuta del relativo scadenziario.
• Effettuare la rendicontazione dei contratti (corrispettivi fissi e variabili) e verificare la corretta attivazione della fatturazione passiva con conseguente rilascio benestare al pagamento.
• Gestire le comunicazioni operative verso i referenti amministrativi delle concedenti.
• Effettuare i calcoli delle imposte annuali e temporanee di pubblicità (verificando periodicamente la correttezza delle modalità utilizzate rispetto ai Regolamenti Comunali), dare disposizioni per il pagamento, gestire ed archiviare tutta la documentazione relativa ai pagamenti effettuati e alle connesse comunicazioni.
• Supportare il Responsabile di contratto nella predisposizione della documentazione necessaria per le gare/rinnovi contrattuali, anche utilizzando piattaforme telematiche; 
• Assicurare la corretta gestione dell’archivio inerente ai contratti (documenti contrattuali, corrispondenza, pagamenti, autorizzazioni, ecc.).
• Supportare la Direzione Contracts & Development nella preparazione di report e analisi relativi alla gestione dei contratti in essere.

Must have

• esperienza di almeno 7 anni in ambito amministrativo/finanziario
• precisione e attenzione al dettaglio
• approccio strutturato alla gestione ordinata di dati e documenti
• orientamento al risultato
• capacità di consultazione di database informatici (es. SAP)
• utilizzo ottimo del pacchetto office, in particolare di Excel e power point per attività di analisi dati e realizzazione reportistica 
• buona conoscenza della lingua inglese

Soft skills

• capacità di gestione delle priorità e delle scadenze
• ottime capacità relazionali
• flessibilità e proattività